Kompleksowe prowadzenie mediów społecznościowych dotyczących Projektu „Kraśnik – Bezpieczne Miasto Nowej Generacji”

1. Przedmiotem zamówienia jest „Kompleksowe prowadzenie mediów społecznościowych dotyczących Projektu „Kraśnik – Bezpieczne Miasto Nowej Generacji””. 2. Zamówienie będzie realizowane w ramach Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast dofinansowanego z Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych Państw Członkowskich Unii Europejskiej w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie Unii Europejskiej oraz budżetu państwa. 3. Zakres zamówienia: 1) prowadzenie profili projektu w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, TikTok i YouTube), w tym planowania i realizacji komunikacji zgodnej z założeniami Projektu; 2) przygotowywanie treści do publikacji, w tym w szczególności: a) opracowanie tekstów postów informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych, b) opisów wydarzeń, c) relacji z działań i wydarzeń, d) rolek, stories, shortów i innych krótkich form wideo, e) grafik informacyjnych, f) materiałów dostosowanych do specyfiki poszczególnych platform; 3) dostosowywanie jednej informacji źródłowej przekazanej przez Zamawiającego do różnych formatów publikacji, właściwych dla poszczególnych kanałów komunikacji, w tym dla Facebooka, Instagrama, TikToka i YouTube; 4) realizacja komunikacji w ujęciu miesięcznym, obejmującej przygotowanie i publikację materiałów w mediach społecznościowych zgodnie z minimalnym zakresem ilościowym określonym w ust. 6 oraz harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym. Liczba publikacji może ulec zwiększeniu w przypadku bieżących potrzeb informacyjnych Zamawiającego, wydarzeń projektowych lub konieczności publikacji treści pilnych; 5) bieżąca moderacja kanałów komunikacji, w tym: a) odpowiadanie na komentarze i wiadomości użytkowników w uzgodnieniu z Zamawiającym, b) reagowanie na bieżące wydarzenia związane z Projektem, c) dbanie o spójność i poprawność publikowanych treści, d) monitorowanie bieżącej aktywności na profilach, w tym reakcji, komentarzy i wiadomości, w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym; e) wspieranie Zamawiającego w doborze tematów, formatów i sposobu prezentacji treści, z uwzględnieniem aktualnych trendów komunikacji w mediach społecznościowych; 6) współpraca z zespołem projektowym Zamawiającego, w tym: a) uzgadnianie treści publikacji, b) udział w bieżących ustaleniach dotyczących Planu komunikacji projektu, c) dostosowywanie treści do wytycznych projektu, zasad komunikacji publicznej oraz wymagań dostępności (w tym w szczególności w zakresie czytelności, zrozumiałości i dostępności cyfrowej materiałów). 7) współpraca z Partnerem Projektu, w tym: a) pozyskiwanie informacji o działaniach realizowanych przez Partnera Projektu, b) przygotowywanie treści na podstawie materiałów przekazywanych przez Partnera, c) utrzymywanie bieżącego kontaktu komunikacyjnego z Partnerem; 8) wspieranie dystrybucji treści projektowych, w tym dbanie o spójność komunikacji pomiędzy kanałami Projektu i Partnera; 9) przygotowywanie krótkich raportów z realizacji usługi w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym usługa została wykonana drogą elektroniczną na adres e-mail: programszwajcarski@krasnik.eu, obejmujących co najmniej informacje o liczbie opublikowanych materiałów, liczbie materiałów opatrzonych tekstami alternatywnymi, napisami rozszerzonymi, audiodeskrypcją lub innymi rozwiązaniami zwiększającymi dostępność, podstawowych statystykach zasięgu i zaangażowania, oraz rekomendacjach dotyczących dalszej komunikacji. 4. Usługa ma charakter ciągły i rozliczana będzie w formie miesięcznego wynagrodzenia ryczałtowego. 5. Zasady przygotowywania i akceptacji treści: 1) Wykonawca przygotowuje treści na podstawie materiałów, informacji, wytycznych lub tematów przekazanych przez Zamawiającego; 2) Wykonawca może również proponować własne tematy publikacji, formaty materiałów oraz sposoby komunikacji, z zastrzeżeniem konieczności ich wcześniejszego uzgodnienia z Zamawiającym. 3) każda treść przeznaczona do publikacji wymaga uprzedniej akceptacji Zamawiającego; 4) Wykonawca przekazuje Zamawiającemu do akceptacji projekt treści, w tym odpowiednio: tekst, grafikę, film, opis, tytuł, miniaturę lub propozycję publikacji; 5) Zamawiający ma prawo zgłosić uwagi, poprawki lub zastrzeżenia do przekazanych materiałów niezwłocznie, jednak nie później niż do 2 dni roboczych; 6) Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia uwag Zamawiającego i ponownego przekazania poprawionej wersji materiału do akceptacji niezwłocznie, jednak nie później niż do 2 dni roboczych; 7) publikacja materiału może nastąpić wyłącznie po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego, wyrażonej w formie mailowej, elektronicznej, za pośrednictwem uzgodnionego narzędzia komunikacji lub w inny sposób określony przez Zamawiającego; 8) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z publikacji danego materiału bez konieczności podawania przyczyny. 6. Minimalny zakres ilościowy usług W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania i publikacji: 1) minimum 6, maksimum 10 postów miesięcznie na Facebooku, 2) minimum 6, maksimum 10 postów lub rolek miesięcznie na Instagramie, 3) minimum 3, maksimum 5 krótkich materiałów wideo miesięcznie publikowanych na TikToku oraz/lub jako YouTube Shorts, przy czym jeden materiał może zostać dostosowany i opublikowany na więcej niż jednej platformie, o ile zostanie odpowiednio zaadaptowany do specyfiki danego kanału, 4) minimum 5, maksimum 10 relacji / stories miesięcznie łącznie na Facebooku i Instagramie. Dopuszcza się wykorzystanie jednej informacji źródłowej do przygotowania materiałów publikowanych w różnych kanałach komunikacji, pod warunkiem ich dostosowania do specyfiki danej platformy oraz uzyskania akceptacji Zamawiającego 7. Wymagania dotyczące jakości treści. Przygotowywane przez Wykonawcę treści powinny być: 1) poprawne językowo, stylistycznie i merytorycznie, 2) zgodne z zasadami komunikacji publicznej i wizerunkowej Zamawiającego, 3) dostosowane do charakteru poszczególnych platform społecznościowych, 4) atrakcyjne wizualnie i czytelne dla odbiorców, 5) zgodne z aktualnymi trendami komunikacji internetowej, przy zachowaniu profesjonalnego charakteru przekazu, 6) zgodne z przepisami prawa, w szczególności dotyczącymi praw autorskich, ochrony wizerunku, ochrony danych osobowych i zasad korzystania z materiałów graficznych, fotograficznych, filmowych oraz muzycznych, 7) zgodne z wymaganiami dostępności cyfrowej określonymi w ustawie z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych oraz odpowiadać wytycznym WCAG 2.1 na poziomie AA, z uwzględnieniem wymagań i dobrych praktyk wynikających z WCAG 2.2. W szczególności Wykonawca zobowiązany jest do: a) zapewnienia alternatywnych opisów tekstowych (tekstów alternatywnych) dla wszystkich grafik, zdjęć, infografik i innych materiałów wizualnych publikowanych w mediach społecznościowych, b) przygotowywania treści w sposób umożliwiający ich prawidłowy odczyt przez technologie asystujące, w tym czytniki ekranu, c) stosowania prostego i zrozumiałego języka oraz właściwej struktury publikowanych treści, d) zapewnienia odpowiedniego kontrastu kolorystycznego pomiędzy tekstem a tłem oraz czytelnej typografii materiałów graficznych, e) przygotowywania materiałów wideo zawierających napisy rozszerzone, obejmujące również istotne informacje dźwiękowe, jeżeli są one niezbędne do zrozumienia materiału, f) przygotowywania audiodeskrypcji dla materiałów wideo zawierających informacje wizualne nieprzekazywane w ścieżce dźwiękowej, g) unikania publikacji materiałów zawierających migające elementy mogące wywoływać reakcje epileptyczne lub utrudniające odbiór treści, h) zapewnienia, aby treści publikowane w mediach społecznościowych były możliwie dostępne z wykorzystaniem funkcjonalności dostępności oferowanych przez daną platformę społecznościową. 8. Materiały źródłowe: 1) Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy materiały niezbędne do przygotowania publikacji, w szczególności informacje merytoryczne, zdjęcia, filmy, logotypy, dane, komunikaty, linki lub inne materiały źródłowe, 2) Wykonawca zobowiązany jest do weryfikowania kompletności materiałów otrzymanych od Zamawiającego i zgłaszania potrzeby ich uzupełnienia, 3) Wykonawca nie jest uprawniony do samodzielnego publikowania informacji niepotwierdzonych lub niezaakceptowanych przez Zamawiającego, 4) w przypadku wykorzystywania materiałów własnych, stockowych, muzycznych, graficznych lub filmowych Wykonawca zobowiązany jest zapewnić, że ich użycie nie narusza praw osób trzecich i jest zgodne z obowiązującymi licencjami. 9. Przez cały okres realizacji umowy, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić aby wynagrodzenie osób zatrudnionych prze realizacji niniejszej umowy było zgodne z obowiązującymi przepisami, w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 1773). 10. Wykonawca zobowiązuje się do zatrudnienia/oddelegowania osoby z grupy zagrożonej wykluczeniem społecznym (zgodnie ze złożona ofertą) do realizacji przedmiotowego zamówienia w wymiarze co najmniej 1/2 pełnego wymiaru pracy na okres min. 6 miesięcy. Wykonawca w terminie do 10 dni od daty podpisania umowy przekaże Zamawiającemu zanonimizowaną kopię umowy o zatrudnieniu osoby pochodzącej z grupy zagrożonej wykluczeniem społecznym wraz z oświadczeniem Wykonawcy, w którym wskaże z jakiej grupy ta osoba pochodzi. Wykonawca zobowiązany jest do informowania Zamawiającego o każdym przypadku zmiany sposobu zatrudnienia tej osoby, nie później niż w terminie 7 dni od dokonania takiej zmiany.

Kryterium "cena" o wadze 95 % (oferowaną cenę brutto Wykonawca poda w formularzu ofertowym). Kryterium 2 aspekt społeczny – zatrudnienie osoby z grupy zagrożonej wykluczeniem społecznym o wadze 5 % (oferowanie aspektów społecznych Wykonawca poda w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego).