Konfederacja Lewiatan zaprasza do składania ofert na realizację zamówienia polegającego na kompleksowej organizacji i obsłudze wizyty studyjnej w Belgii (Bruksela) (dalej „Wizyta”) 1. Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie jest prowadzone w formie zapytania ofertowego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w dokumencie: Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest dofinansowane z Unii Europejskiej w ramach projektu pt.: Dialog społeczny: uwarunkowania regionalne, krajowe i unijne (nr: FERS.04.03-IP.06-0003/24). 2. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest realizacja zamówienia polegającego na kompleksowej organizacji i obsłudze wizyty studyjnej w Belgii (Bruksela) (dalej „Wizyta”) 3. Kod CPV: • 55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego • 55100000-1 - Usługi hotelarskie • 63000000-9 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży 4. Termin realizacji Usługi oraz informacja o uczestnikach 4.1 Wizyta odbędzie się w drugim tygodniu września 2026 r. Potwierdzenie terminu nastąpi najpóźniej 10 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy z Wykonawcą. 4.2 Liczba uczestników: 10 osób Rekrutacja uczestników Wizyty przeprowadzona będzie przez Zamawiającego. Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę uczestników Wizyty najpóźniej 10 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy z Wykonawcą. 4.3 W przypadku, gdy wskazanym przez Zamawiającego uczestnikiem Wizyty jest osoba z niepełnosprawnością związaną ze specjalnymi potrzebami, Zamawiający wraz z listą uczestników przekazuje tę informację Wykonawcy, który zobowiązany jest do organizacji pobytu z uwzględnieniem tych potrzeb. 4.4 Zamawiający dopuszcza zmianę terminu wskazanego zgodnie z pkt 4.1, w tym poza pierwszą połowę września, oraz modyfikację (w dół) liczby Uczestników lub zmianę osób biorących udział w Wizycie, z tym zastrzeżeniem, że z powodów innych niż siła wyższa może nastąpić to nie później niż 48 godzin przed terminem Wizyty. 5. Miejsce Wizyty • Kraj: Belgia • Program Wizyty obejmuje spotkania w następujących lokalizacjach: Bruksela • Zamawiający przedstawi Wykonawcy szczegółowy plan Wizyty, wraz ze wskazaniem ostatecznych lokalizacji i adresów, w których odbędą się spotkania najpóźniej na 10 dni przed planowanym terminem Wizyty. • Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wybranych lokalizacji, nie później niż na 5 dni przed planowym terminem Wizyty. 6. Ramowy plan Wizyty Dzień pierwszy Spotkanie na lotnisku Okęcie w Warszawie *ostateczną trasę i godzinę wylotu proponuje wykonawca Około 7:00 Wylot z Warszawy (lotnisko Chopina) do Brukseli (Zaventem) 10:30 Zameldowanie w hotelu i pozostawienie bagaży 12:00 Lunch 13:30 Wizyta w Parlamencie Europejskim 15:00 Wizyta w Europejskim Komitecie Ekonomiczno-Społecznym 16:30 Wizyta w Domu Historii Europejskiej 19:00 Kolacja 20:00 Czas wolny Dzień drugi 8:00 Śniadanie 9:00 Wymeldowanie z hotelu 10:00-12:00 Spotkanie w BusinessEurope 12:30 Lunch 14:30 Przejazd na lotnisko Ok. 17:00 Wylot z Brukseli i przylot na Lotnisko Okęcie w Warszawie *ostateczną trasę i godzinę wylotu proponuje wykonawca 7. Przygotowanie Wizyty 7.1 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najpóźniej 10 dni od dnia podpisania umowy: 1) propozycję godzin przelotów, 2) co najmniej 2 propozycje miejsc noclegowych w Brukseli - do wyboru Zamawiającego, 3) propozycje restauracji, w których uczestnicy Wizyty skorzystają z wyżywienia w formie lunchu/ obiadu i kolacji, 4) harmonogram oraz czas przejazdów na terenie Brukseli, pomiędzy wszystkimi lokalizacjami objętymi Wizytą oraz propozycję środków transportu. 7.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji lub zgłoszenia uwag do przedstawionych propozycji, o których mowa w pkt. 7.1, w terminie 2 dni od ich otrzymania. W przypadku ich zgłoszenia Wykonawca jest zobowiązany w terminie 3 dni do przedstawienia kolejnych dwóch propozycji, które będą uwzględniały uwagi Zamawiającego. 8. Zakres usług realizowanych przez Wykonawcę 8.1 Transport 8.1.1 Bilety lotnicze 1) Rezerwacja i zakup biletów lotniczych w obie strony (klasa ekonomiczna) z opcją bagażu podręcznego dla uczestników Wizyty; 2) Wylot z i powrót na lotnisko Chopina w Warszawie; 3) Przylot i wylot na lotnisko: Brussels Airport (Zaventem) 4) Dostarczenie biletów lotniczych uczestnikom Wizyty w formie biletu elektronicznego na podany przez nich adres poczty email; jeżeli na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, Wykonawca dostarczy bilety papierowe do siedziby Zamawiającego najpóźniej 3 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem Wizyty; 8.1.2 Transport lokalny na terenie Belgii (Bruksela, okolice) 1) Transfer w trakcie Wizyty pomiędzy lotniskiem, hotelem oraz poszczególnymi lokalizacjami w trakcie Wizyty. 8.2 Wyżywienie uczestników 8.2.1 Wykonawca zapewni uczestnikom Wizyty całodniowe wyżywienie wraz z napojami, z uwzględnieniem następujących założeń: a) dzień pierwszy: • obiad: danie główne (możliwość wyboru z 2-3 dań, w tym 1 danie wegetariańskie), napoje, kawa lub herbata, deser w restauracji znajdującej się w odległości 5-10 minut pieszo od wizytowanego miejsca. • kolacja w restauracji znajdującej się w hotelu bądź w odległości 5-10 minut pieszo od hotelu (możliwość wyboru z 2-3 dań, w tym 1 danie wegetariańskie). b) dzień drugi: • śniadanie w hotelu. • obiad: danie główne (możliwość wyboru z 2-3 dań, w tym 1 danie wegetariańskie), napoje, kawa lub herbata, deser w restauracji znajdującej się w odległości 5-10 minut pieszo od wizytowanego miejsca. 8.2.2 Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić specjalne preferencje żywieniowe uczestników Wizyty, o których Zamawiający informuje Wykonawcę przekazując listę uczestników Wizyty. 8.3 Zakwaterowanie 8.3.1 Rezerwacja i zakup miejsc noclegowych dla uczestników Wizyty, w hotelu: a) co najmniej trzygwiazdkowym (3*); b) położonym w miejscu dobrze skomunikowanym z lokalizacjami odwiedzanymi w ramach Wizyty. 8.3.2 Zakwaterowanie uczestników Wizyty w pokojach jednoosobowych z łazienką i toaletą. 8.3.3 Zakwaterowanie wszystkich uczestników Wizyty w tym samym hotelu. 8.3.4 Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez uczestników Wizyty, kosztów minibaru ani kosztów związanych np. z udostępnieniem płatnej telewizji. 8.4 Personel 8.4.1 Wykonawca zapewni wykwalifikowaną kadrę czuwającą nad prawidłowym przebiegiem Wizyty, w tym w szczególności zobowiązany jest do organizacji jej w ten sposób, że osoba dedykowana opiece nad Uczestnikami wizyty obecna jest wraz z nimi w Brukseli pozostając z nimi w bezpośrednim kontakcie. 8.5 Ubezpieczenie 8.5.1 Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia uczestników Wizyty na czas przejazdów (w dwie strony) i pobytu. Polisa ubezpieczeniowa dla każdego uczestnika będzie obejmować: a) koszty leczenia i pomocy w podróży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KL – polisa od kwoty min. 20.000 EURO), b) następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW – polisa od kwoty min. 10.000 PLN), c) utrata bagażu podróżnego - polisa od kwoty min.1.000 PLN.
Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone w następujący sposób: (Całkowita cena brutto w ofercie najtańszej/ Całkowita cena brutto w ofercie badanej) x 100 = LPC LPC – liczba punktów oferty badanej za całkowitą cenę brutto wykonania usługi.
Kliknij kod, aby zobaczyć podobne przetargi z tej samej dywizji CPV.