Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja 1 wizyty studyjnej dla w sumie 43 osób (40 uczestników oraz 3 przewodników/koordynatorów wyznaczonych przez Wykonawcę) do Grecji w terminie 11-14 września 2026 r. Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie usług w zakresie: Realizacji szczegółowego planu wizyty studyjnej. Wizyta będzie trwała 4 dni (3 noce) oraz odbędzie się w terminie 11-14 września 2026 r. Wykonawca przedstawi szczegółowy program wizyty studyjnej zakładający realizację działań na obszarze Grecji, w szczególności Macedonii Zachodniej jako regionu powęglowego, którego doświadczenia mogą stanowić punkt odniesienia dla procesów transformacji zachodzących w Wielkopolsce Wschodniej. Program powinien obejmować wizyty w organizacjach, instytucjach lub miejscach związanych z transformacją społeczno-gospodarczą regionów powęglowych, ochroną klimatu, rozwojem lokalnym lub rolą rzemiosła w kraju przyjmującym. W ramach programu Wykonawca zobowiązany jest zapewnić co najmniej: 1 wizytę lub spotkanie w organizacji/instytucji przyjmującej, podczas którego uczestnicy zostaną zapoznani ze specyfiką funkcjonowania podmiotu oraz doświadczeniami regionu przyjmującego; 2 wizyty w miejscach upamiętniających ważne dla rozwoju społecznego wydarzenia lub prezentujących rozwiązania związane z ochroną klimatu, transformacją regionów powęglowych lub rolą rzemiosła; dodatkowe elementy programu pozwalające uczestnikom poznać kontekst kulturowo-historyczny odwiedzanego regionu. Program powinien umożliwiać uczestnikom porównanie doświadczeń regionu przyjmującego z sytuacją Wielkopolski Wschodniej oraz wskazywać, w jaki sposób poznane rozwiązania mogą stanowić inspirację dla działań lokalnych i środowiska rzemieślniczego. Wykonawca zakupi bilety wstępu do miejsc przewidzianych w programie. Zarezerwowania i wykupienia biletów lotniczych dla uczestników. Wykonawca zarezerwuje, wykupi i pokryje koszty biletów lotniczych w obie strony dla 43 osób: wylot z Poznania lub Warszawy lub Wrocławia, wylot pierwszego dnia wyjazdu do godz. 13:00, wylot powrotny ostatniego dnia wyjazdu po godz. 15:00, klasa ekonomiczna, loty bezpośrednie, 1 sztuka bagażu (do 20 kg) rejestrowanego na osobę oraz bagaż podręczny. Zamawiający przekaże Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy, w terminie nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem wizyty listę uczestników wraz z danymi kontaktowymi oraz innymi danymi niezbędnymi do rezerwacji biletów lotniczych. Bilety na połączenia lotnicze powinny być w taryfie umożliwiającej dokonanie zmian na bilecie, a także jego zwrot. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących, m.in. transportu lotniczego na podstawie zakupionych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub przyczyn losowych. W przypadku konieczności zmiany godzin, miejsca, terminu rozpoczęcia lub zakończenia podróży, z uwagi na okoliczności uniemożliwiające uczestnikowi wizyty studyjnej osiągnięcie celu podróży, Wykonawca dostarczy uczestnikowi wizyty inne bilety umożliwiające osiągnięcie celu podróży, a pierwotnie dostarczone bilety zostaną anulowane bez ponoszenia kosztów przez Zamawiającego. Powyższe dotyczy jedynie sytuacji niezależnych od uczestnika wizyty. W przypadku konieczności zmiany danych osobowych uczestnika wizyty studyjnej Zamawiający przekaże stosowne informacje Wykonawcy niezwłocznie po powzięciu informacji o zaistnieniu powyższej sytuacji, w terminie umożliwiającym Wykonawcy wprowadzenie stosownych zmian. Jeżeli zmiany, o których mowa powyżej, spowodują wzrost ceny biletu, Zamawiający zobowiązany jest do pokrycia różnicy w cenie. Jeśli spowodują one obniżenie ceny biletu, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności. Zapewnienia transportu podczas wizyty. Wykonawca zapewni i pokryje koszty transportu dla 43 osób w ramach 4-dniowej wizyty studyjnej. Transport będzie obejmować całkowity zaakceptowany przez Zamawiającego program wizyty studyjnej oraz transfer na i z lotniska w Polsce. Wykonawca zapewni w czasie trwania wizyty przejazd pomiędzy poszczególnymi miejscami ujętymi w harmonogramie tj. m.in. transport z lotniska do hotelu, transport pomiędzy hotelem a poszczególnymi punktami wizyty, transfer pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami w trakcie wizyty busem. Pojazd musi spełniać wszystkie wymogi bezpieczeństwa dotyczące przewozu osób oraz być wyposażony w sprawne pasy bezpieczeństwa i klimatyzację, a także odpowiadać liczbie miejsc adekwatnej do ilości uczestników wizyty oraz personelu towarzyszącego. Wykonawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów płatnych dróg, parkingów i innych ewentualnych kosztów związanych z realizacją usług transportowych. Zapewnienia zakwaterowania uczestników wizyty w hotelach. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zakwaterowania dla 43 osób w hotelach zlokalizowanych preferencyjnie w centrum miast, które będą odwiedzane w ramach wizyty studyjnej – łącznie 3 noclegi. Wykonawca zapewni każdorazowo zakwaterowanie w hotelach o standardzie minimum trzygwiazdkowym posiadających zaplecze noclegowo-restauracyjne oraz dostosowane do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami. Wszyscy uczestnicy wizyty powinni być każdorazowo zakwaterowani w jednym hotelu w pokojach jedno-, dwu- oraz trzyosobowych (Zamawiający dopuszcza zakwaterowanie maksymalnie 20% osób w pokojach jednoosobowych oraz maksymalnie 30% osób w pokojach trzyosobowych) z oknem, pełnym węzłem sanitarnym. Cena musi zawierać wszelkie podatki, opłaty lokalne oraz rejestracyjno-meldunkowe. Opłata za noclegi uczestników wizyty studyjnej leży po stronie Wykonawcy. Koszty wszelkich dodatkowych usług hotelowych zamawianych indywidualnie przez uczestników wizyty studyjnej, jak również koszty ewentualnych zniszczeń dokonanych przez gości hotelowych będą pokrywane przez poszczególnych gości. Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów związanych z noclegiem i zakwaterowaniem gości. Wykonawca niezwłocznie po podpisaniu umowy, w terminie nie później niż 7 dni przed wizytą studyjną przekaże listę wybranych hoteli spełniających ww. wymagania do akceptacji Zamawiającego. Po uzyskaniu akceptacji Wykonawca zobowiązany będzie dokonać rezerwacji miejsc noclegowych dla uczestników wizyty. W przypadku warunków rażąco odbiegających od wymaganych Wykonawca zapewni alternatywne miejsce noclegowe. Koszt miejsca alternatywnego obciąży Wykonawcę, który jest również zobowiązany do pokrycia ewentualnych kosztów transportu do tego miejsca. Zmiana hotelu po wyborze Wykonawcy: tylko na hotel równoważny lub o wyższym standardzie, za zgodą Zamawiającego. Zapewnienia pełnego wyżywienia podczas wizyty. Do zadań wykonawcy należy zapewnienie i pokrycie kosztów wyżywienia dla 43 osób wizyty (3 śniadania, 4 lunche, 3 kolacje). Wykonawca zapewni 3 śniadania w formie bufetu lub stołu szwedzkiego serwowanych każdorazowo w hotelu w którym odbywać się będzie nocleg od drugiego do ostatniego dnia wizyty. Wykonawca zapewni odpowiedni dobór restauracji oraz menu, gwarantujący różnorodność oferowanych potraw. Wykonawca zapewni 4 lunche obejmujące jedno danie gorące oraz napoje (woda, soki, napoje gazowane, kawa, herbata) od pierwszego do ostatniego dnia wizyty. Wykonawca zapewni 3 kolacje w formie bufetu lub w formie serwowanej obejmującej zupę/przystawkę, drugie danie oraz deser i napoje (woda, soki, napoje gazowane, kawa, herbata) od pierwszego do trzeciego dnia wizyty włącznie. Każdorazowo, podczas przejazdu pomiędzy poszczególnymi miastami podczas trwania wizyty studyjnej, Wykonawca zapewni dla uczestników bez limitów napoje zimne tj. woda gazowana i niegazowana. Wykonawca zapewni, aby godziny serwowania posiłków dostosowane były do harmonogramu. Zapewnienia obsługi koordynacyjnej i organizacyjnej wizyty. Wykonawca zapewni 3 przewodników merytorycznych będących koordynatorami wizyty – osoby odpowiedzialne za bieżący kontakt z Zamawiającym, koordynację i realizację logistyczną wizyty studyjnej, w szczególności za zapewnienie sprawnego przebiegu wizyty, w tym organizację transportu, zakwaterowania i wyżywienia, jak również administracyjną oraz techniczną obsługę wizyty, informowanie o ewentualnych godzinach przyjazdu oraz innych zmianach jakie mogą zaistnieć podczas wizyty studyjnej. Osoby będą odpowiedzialne także za bieżący kontakt z podmiotami (hotele, restauracje i inne) oraz uczestnikami wizyty (w tym prowadzenie korespondencji/rozmów w języku polskim oraz angielskim w związku z realizowaną umową). Będą informować Zamawiającego o aktualnym stanie realizacji zamówienia (na prośbę Zamawiającego) oraz na temat ewentualnych problemów w realizacji zamówienia. Wykonawca zapewni opiekuna ze strony podmiotu przyjmującego, który odpowiedzialny będzie za merytoryczne wsparcie realizacji wizyty studyjnej, w szczególności za organizację, koordynację oraz poprowadzenie spotkania dla uczestników wizyty studyjnej w siedzibie lub miejscu działalności podmiotu przyjmującego. Opiekun podmiotu przyjmującego zapozna uczestników ze specyfiką funkcjonowania organizacji/instytucji przyjmującej, doświadczeniami regionu przyjmującego w zakresie transformacji społeczno-gospodarczej, ochrony klimatu, rozwoju lokalnego lub roli rzemiosła, a także umożliwi uczestnikom zadawanie pytań i odniesienie poznanych rozwiązań do sytuacji Wielkopolski Wschodniej.
Cena brutto za łączną realizację usługi: 70% oceny Oferta z najniższą ceną otrzymuje 70 pkt. Pozostałe oferty punktowane są w następujący sposób: LP = x/y x 70 LP – liczba punktów przyznanych ofercie, x – najniższa cena, y – cena oferty ocenianej Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia – waga: 30%, maksymalnie 30 pkt. Szczegółowy opis znajduje się w załączniku "Zapytanie ofertowe"
Kliknij kod, aby zobaczyć podobne przetargi z tej samej dywizji CPV.