1. System do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów System do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów jest jednym z elementów koncepcji Przemysłu 4.0, planowanej do wdrożenia w przedsiębiorstwie Zamawiającego. System ma umożliwiać pełną cyfryzację dokumentacji przedsiębiorstwa oraz automatyzację procesów administracyjnych, finansowych i operacyjnych. Rozwiązanie musi być dostarczone jako kompletne środowisko obejmujące: • licencje systemowe, • wdrożenie, • konfigurację, • integracje, • migrację danych. 1.1. Digitalizacja dokumentów System musi umożliwiać: • skanowanie dokumentów papierowych • import dokumentów z pliku PDF/JPG/PNG/TIFF/XML • masowy import dokumentów • automatyczne rozpoznawanie danych z dokumentów (OCR) • automatyczne odczytywanie danych z faktur • indeksowanie dokumentów • nadawanie metadanych dokumentom • archiwizację dokumentów • wersjonowanie dokumentów • wyszukiwanie pełnotekstowe 1.2. Obieg dokumentów workflow System musi umożliwiać: • tworzenie wieloetapowych ścieżek akceptacyjnych • równoległą akceptację dokumentów przez wielu użytkowników • automatyczne przekazywanie dokumentów pomiędzy etapami • definiowanie reguł biznesowych • definiowanie warunków przejść pomiędzy etapami • cofanie dokumentów do wcześniejszych etapów • eskalację dokumentów • obsługę zastępstw • obsługę terminów realizacji zadań • historię zmian i audyt działań użytkowników 1.3. Konfigurator procesów System musi posiadać: • graficzny konfigurator workflow typu low-code/no-code • możliwość samodzielnego modelowania procesów przez administratora • definiowanie formularzy elektronicznych • tworzenie własnych typów dokumentów • definiowanie reguł walidacyjnych • definiowanie obowiązkowych pól 1.4. Integracje System musi posiadać możliwość integracji z: • systemem ERP używanym przez Zamawiającego • systemem księgowym • pocztą e-mail • podpisem elektronicznym • usługami katalogowymi Active Directory / LDAP • API REST/SOAP 1.5. Obsługa KSeF System powinien umożliwiać: • pobieranie faktur z KSeF • wizualizację dokumentów XML • konwersję XML do PDF • przypisywanie reguł dokumentom • filtrowanie dokumentów • automatyczne klasyfikowanie dokumentów • automatyczne przypisywanie użytkowników 1.6. Dostęp użytkowników System musi zapewniać: • aplikację webową • aplikację desktopową • aplikację mobilną Android • aplikację mobilną iOS • wielopoziomowe uprawnienia • role użytkowników • logowanie SSO 1.7. Raportowanie System musi umożliwiać: • raportowanie czasu realizacji procesów • raportowanie opóźnień • raportowanie statusów dokumentów • raportowanie efektywności procesów • eksport raportów do Excel/PDF 1.8. Bezpieczeństwo System musi zapewniać: • zgodność z RODO • szyfrowanie danych • backup • logi audytowe • historię operacji • kontrolę wersji dokumentów • mechanizmy odzyskiwania danych 1.9. System powinien obejmować minimum: • min. 8 użytkowników nazwanych lub równoważnych • brak limitu liczby dokumentów • brak limitu liczby workflow • możliwość dalszej rozbudowy 2. Usługa wdrożeniowa systemu do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów: Usługa wdrożeniowa systemu do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów obejmuje kompleksowe prace analityczne, konfigurację środowiska oraz uruchomienie procesów obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, w celu ograniczenia papierowego obiegu, usprawnienia akceptacji i archiwizacji dokumentów oraz zapewnienia jednolitych zasad pracy na dokumentach w ujęciu między działowym. Zakres usługi obejmuje przygotowanie koncepcji wdrożenia (na podstawie przeglądu aktualnych typów dokumentów i sposobu ich przetwarzania), konfigurację repozytorium dokumentów i metadanych (indeksowanie, kategorie, uprawnienia), wdrożenie ścieżek przepływu pracy (np. akceptacje, dekretacja, zatwierdzanie, podpisy elektroniczne) oraz przygotowanie i uruchomienie mechanizmów raportowania i kontroli przebiegu spraw. Usługa złożona z następujących etapów: - audyt i planowanie, tj. analizę obecnych dokumentów papierowych i elektronicznych, identyfikację punktów krytycznych (miejsca opóźnień, duplikacji, braków formalnych) oraz opracowanie harmonogramu digitalizacji z określeniem priorytetów - instalacja i konfiguracja rozwiązania, obejmująca przygotowanie środowiska pracy, ustawienia bezpieczeństwa, model ról i dostępów oraz konfigurację obiegów dokumentów dostosowanych do potrzeb użytkowników. - integracja i testy, tj. uruchomienie połączeń z wykorzystywanymi w firmie systemami (np. ERP/CRM) oraz weryfikacja poprawności przepływu danych, uprawnień i rejestracji zdarzeń, z uwzględnieniem zgodności przetwarzania danych z wymaganiami RODO oraz przyjętymi w organizacji zasadami/standardami bezpieczeństwa informacji. - uruchomienie obejmie uruchomienie pilotażowego obiegu dokumentów na wybranych procesach, a następnie rozszerzenie działania systemu na docelowy zakres wraz z migracją/zaimportowaniem uzgodnionych zbiorów danych i dokumentów. Po uruchomieniu wykonane zostaną - testy końcowe obejmą testy obiegu dokumentów, raportów oraz integracji ukierunkowane na usuwanie błędów, doprecyzowanie konfiguracji oraz utrwalenie nowych sposobów pracy w organizacji. 3. Usługa szkoleniowa z zakresu digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów – usługa obejmuje: Celem usługi szkoleniowej jest przygotowanie pracowników do korzystania z nowych rozwiązań. Szkolenia powinny zapewnić pracownikom wiedzę i umiejętności niezbędne do efektywnego wykorzystania rozwiązań w codziennej pracy. Przeprowadzenie szkoleń nie może dezorganizować pracy całego zespołu pracowników. Oferent winien przygotować Ramowy harmonogram wdrożeniowo-szkoleniowy uwzględniający czas niezbędny na realizację usług oraz konieczność zaangażowania pracowników po stronie Zamawiającego i Oferenta. Wykonawca przeprowadzi szkolenia dla 8 osób: • administratorów systemu, • pracowników, • kadry zarządzającej. Szkolenia muszą obejmować zakres minimum: • Podstawy systemu: instalacja, struktura i role dostępu, • Obieg dokumentów: rejestrowanie, akceptacje, wyszukiwanie i raportowanie, • Ćwiczenia praktyczne: symulacje rzeczywistych procesów biznesowych , • Konfiguracja portalu pracowniczego, • Dobre praktyki korzystania z rozwiązania informatycznego ze szczególnym uwzględnieniem aspektu cyberbezpieczeństwa.
Cena brutto – ocena dokonana zostanie zgodnie z poniższym wzorem: WC = (Cn : Cb) x 80 pkt. WC – wartość punktowa ceny brutto Cn – cena najniższa Cb – cena badanej oferty Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać oferta w tym kryterium wynosi: 80 punktów (80%). Czas reakcji serwisowej (liczony od momentu powiadomienia o błędzie i/lub nieprawidłowościach działania wdrożonych systemów do momentu podjęcia działań serwisowych, podany w pełnych godzinach) poniżej 4h – 20 pkt od 4h do 7h – 15 pkt od 8h do 12h – 10 pkt powyżej 12h – 1 pkt
Kliknij kod, aby zobaczyć podobne przetargi z tej samej dywizji CPV.