Zapytanie ofertowe dot. wynajmu sali konferencyjnej, usług restauracyjnych i zapewnienia noclegów dla uczestników warsztatów eksperckich realizowanych w ramach projektu „Monitorowanie prawa przez organizacje rzemiosła w zakresie zatrudnienia i umiejętności”

Przedmiotem zamówienia jest usługa świadczona przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, polegająca na: zapewnienie jednej sali konferencyjnej dla 35 osób w dniach 23-24 września 2026 r. (łącznie 12 godzin), serwisu kawowego w trybie ciągłym dla 33 osób w dniu 23 września 2026 r., obiadu dla 33 osób w dniu 23 września 2026 r., kolacji dla 33 osób w dniu 23 września 2026 r., serwisu kawowego w trybie ciągłym dla 33 osób w dniu 24 września 2026 r., obiadu dla 33 osób w dniu 24 września 2026 r., jednego noclegu ze śniadaniem dla 32 osób z 23 na 24 września 2026 r., jednego noclegu ze śniadaniem dla 8 osób z 22 na 23 września 2026 r., miejsce: Kraków (woj. małopolskie, obszar gminy miejskiej/miasta/powiatu Kraków, w obrębie dzielnic: Stare Miasto, Krowodrza, Bronowice, Zwierzyniec, Dębniki, Podgórze, Grzegórzki, Prądnik Czerwony, Prądnik Biały, Łagiewniki-Borek Fałęcki) Zadania wykonawcy: Zadanie 1 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji – zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem technicznym sali Sala konferencyjna musi spełniać wymagania bhp i przepisy przeciwpożarowe. Sala w ustawieniu przy stołach (stoły ustawione w rzędach) powinna pomieścić 35 osób, w tym dodatkowy stół dla obsługi dla 2 osób, w pobliżu tego stołu muszą być min. dwa gniazdka elektryczne. Sala powinna być wyposażona w: • dostęp do bezprzewodowego Internetu, • nagłośnienie (minimum dwa mikrofony bezprzewodowe), • tablicę, flipchart, • laptop z zainstalowanym pakietem MS Office i systemem operacyjnym Windows 10 lub Windows 11 • zasilacz do laptopa, • rzutnik multimedialny i ekran projekcyjny o wysokości ok. 150–180 cm zapewniający czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych dla wszystkich uczestników, a szczególnie najdalszemu uczestnikowi siedzącego około 7-8 metrów od ekranu, • możliwość wydruku min. 20 stron arkuszy A4 w kolorze czarno-białym, • klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury, • możliwość wjazdu osób na wózkach inwalidzkich, • odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej. • stojak informacyjny Zadanie 2 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków – zapewnienie wyżywienia oraz organizacja serwisu kawowego w trybie ciągłym podczas warsztatu W pierwszym dniu warsztatu zapewnienie obiadu i serwisu kawowego w trybie ciągłym dla 33 osób oraz kolacji dla 33 osób. I dzień warsztatu: 1) serwis kawowy w trybie ciągłym od godziny 13.30 do godziny 18.15. Serwis kawowy musi być w tej samej sali, gdzie jest prowadzony warsztat, gdzie będą podane następujące składniki: • napoje gorące: kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz herbata, dodatkowe składniki do gorących napojów (cukier, cytryna, śmietanka, mleko), • napoje zimne: woda gazowana i niegazowana około 1 litra dla każdego uczestnika, • dwa rodzaje soków nie mniej niż 0,2 litra dla każdego uczestnika • minimum 2 rodzaje ciasta, ciasteczek, itp– około 150 g dla każdej osoby • serwetki 2) obiad o godz. 13.00 winien zawierać następujące dania: • zupę (dwa rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), • danie główne (3 rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), • surówki (3 rodzaje, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), • deser (2 rodzaje do wyboru), • pieczywo • masło • napoje zimne, • napoje gorące; 3) kolacja o godz. 19.00 w oddzielnym pomieszczeniu albo w oddzielnym wyznaczonym miejscu pomieszczenia. Kolacja będzie zawierać następujące dania: • danie główne ciepłe (minimum 3 rodzaje do wyboru, w tym 1wegetariańskie/wegańskie), • surówki (dwa rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), • przystawki (np.: bruschetta z pomidorami i bazylią, pieczone pieczarki faszerowane serem i ziołami, roladki z tortilli z łososiem i rukolą – nie mniej niż 3 sztuki dla każdego uczestnika), • desery (2 rodzaje), • zimny bufet (w znaczeniu np.: roladki, sałatka śledziowa, tatar – nie mniej niż 4 sztuki dla każdego uczestnika warsztatu), • pieczywo • masło • napoje zimne, • napoje gorące Podczas kolacji uczestnicy warsztatu będą umiejscowieni przy jednym łączonym stole albo okrągłych stołach, gdzie mieści się od 5 do 8 osób. Przy rozstawiania stołów wykonawca zwróci uwagę, aby każdy uczestnik warsztatu mógł swobodnie poruszać się przy swoim miejscu. II dzień warsztatu: Drugiego dnia warsztatu powinno być zapewnione śniadanie dla 33 osób, serwis kawowy w trybie ciągłym i obiad dla 33 osób. 1. śniadanie w formie bufetu gorącego i zimnego, zgodnie ze standardem hotelu w godz. 8.00-9.00 2. serwis kawowy w trybie ciągłym od godziny 9.00 do godziny 13.45. Serwis kawowy musi być w tej samej sali, gdzie jest prowadzone warsztaty, gdzie będą podane następujące składniki: • napoje gorące: kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz herbata, dodatkowe składniki do gorących napojów (cukier, cytryna, śmietanka, mleko), • napoje zimne: woda gazowana i niegazowana około 1 litra dla każdego uczestnika, • dwa rodzaje soków nie mniej niż 0,2 litra dla każdego uczestnika • minimum 2 rodzaje ciasta, ciasteczek, itp– około 150 g dla każdej osoby • serwetki 3. obiad o godz. 14.00 winien zawierać następujące dania: • zupę (dwa rodzaje do wyboru, w tym wegetariańskie/wegańskie), • danie główne (3 rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), • surówki (3 rodzaje, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie), • deser (2 rodzaje do wyboru), • napoje zimne, • napoje gorące; Zamawiający zastrzega, aby posiłki podawane były w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników warsztatów lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania. Na 7 dni przed terminem spotkania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu oraz przekaże informacje dotyczące sali, w której realizowane będą warsztaty, w szczególności nazwę sali oraz numer piętra. Zamawiający w terminie jednego dnia dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić. Wykonawca ma obowiązek na bieżąco uzupełniać, dokładać wszelkie elementy serwisu, które się kończą, utrzymywać porządek, zapewnić dostępność serwisu przez cały określony w harmonogramie czas trwania przerwy. Wymagania ciągłości: wykonawca zapewni serwis w ramach serwisu kawowego w trybie ciągłym, co oznacza stałą dostępność wszystkich elementów menu oraz obsługi na wyznaczonym stanowisku serwowania przez cały czas trwania warsztatu (od godziny 14.00 do godziny 18.30). Zamawiający wymaga, aby śniadanie, obiad oraz kolacja były serwowane w tym samym budynku, w którym znajdują się pokoje gościnne przeznaczone dla uczestników. Opis każdego dania musi być sporządzony w sposób jednoznaczny i czytelny, tak aby uczestnicy mogli dokonać wyboru zgodnie ze swoimi preferencjami dietetycznymi. Zadanie 3 – Hotelarskie usługi noclegowe – zapewnienie jednego noclegu dla uczestników warsztatu Zapewnienie jednego noclegu ze śniadaniem dla 32 osób z 23 na 24 września 2026 r. i jednego noclegu ze śniadaniem dla 8 osób z 22 na 23 września 2026 r., w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania dla uczestników warsztatu. Hotel wyposażony w salę konferencyjną wraz z wyposażeniem technicznym (co najmniej 3-gwiazdkowy) zlokalizowany w miejscu dogodnym komunikacyjnie (możliwość dojazdu komunikacją publiczną lub prywatną PKP, autobus, bus rejsowy itd.), dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Miejsce warsztatu powinno posiadać co najmniej podjazd dla osób z niepoprawnością ruchową oraz pomieszczenia wyposażone w węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Co najmniej jeden pokój do zakwaterowania uczestników powinien być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową. Wykonawca zobowiązany jest do zarezerwowania miejsca parkingowego dla samochodu służbowego Zamawiającego. Obiekt, w którym realizowane będzie świadczenie usług, musi być wyposażony w windę umożliwiającą dostęp do wszystkich kondygnacji przeznaczonych dla uczestników. Dodatkowo Wykonawca ma obowiązek zapewnić co najmniej jedną osobę do obsługi technicznej, na miejscu w okresie trwania warsztatu 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert cząstkowych lub wariantowych. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość zlecenia części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom. 3. Przewidziana kwota na realizację zamówienia: 30.002,00 zł

W kryterium I „cena oferty brutto” ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru: oferta z najniższą ceną ofertową brutto cena ÷ cena ofertowa brutto oferty ocenianej wartość punktowa oferty = --------------------- x 100 x 90% Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 90 pkt. Klauzula społeczna (KS) tj. społeczne warunki realizacji zamówienia publicznego – spełnienie klauzuli społecznej oznacza uwzględnienie aspektów społecznych przy realizacji zamówienia (10pkt - szczegółowe informacje w zapytaniu ofertowym)